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Accoglienza

L’accoglienza è la fase più importante e delicata di tutto l’iter dell’ospitalità. È il momento in cui il turista - stanco e spaesato - inizia la sua vacanza e riceve l’imprinting di tutto il suo viaggio.

Prima della fase di accoglienza ci sono passaggi cruciali quali i trasporti, il traffico cittadino, gli odori e perfino il meteo. Tutti elementi che incidono in maniera significativa sull’esperienza “viaggio” ma sui quali il proprietario non ha controllo e non può fare molto.

D’altra parte accogliere l’ospite, parlando la sua lingua, con sorriso e cordialità, in una casa pulita e ben presentata è di fondamentale importanza. È qui che si decide l’andamento generale dell’intero soggiorno, qui si crea la scintilla della fiducia e si garantisce una futura recensione a 5 stelle.

iFlat, società specializzata nella gestione di case vacanze e locazioni turistiche, si incarica in prima persona e con personale multilingua di effettuare ogni check-in per rendere l’accoglienza il punto di partenza per un perfetto soggiorno.

rendita appartamento

La nostra squadra di Welcoming Agents conosce nel dettaglio ogni appartamento ed è in grado di istruire l’ospite nel rispetto delle regole della tua casa e - soprattutto - del condominio.
Il benessere degli ospiti è importante ma ancor di più la tranquillità dei vicini di casa.
Il team di iFlat si occuperà di tutto senza pensieri per il proprietario.

Molti hosts adottano sistemi di self check-in, ossia serrature automatiche che permettono all’ospite di accedere all'alloggio in totale autonomia (attraverso codici di accesso e/o applicazioni web dedicate). I vantaggi di indipendenza, flessibilità e velocità, sono però bilanciati da alcuni aspetti negativi, fra tutti la spersonalizzazione dell’ingresso in casa, la mancanza di contatto umano tipica dello spirito dell'accoglienza nel settore extra-alberghiero e di conseguenza possibili recensioni negative.
È per questa ragione che noi di iFlat abbiamo deciso di non utilizzare sistemi di virtual concierge e, al contrario, abbiamo reso il check-in il nostro cavallo di battaglia.
Accogliamo l’ospite di persona, con orari flessibili per venire incontro a tutte le esigenze. Ci teniamo a trasmettere calore e professionalità (tanto apprezzata dai turisti del nord Europa e oltreoceano), così da costruire quel rapporto di fiducia che rimane un ricordo indelebile di tutto il soggiorno.

Gli ospiti che soggiornano all’interno delle case vacanze sono principalmente turisti stranieri provenienti dai più svariati paesi. È fondamentale in tal senso avere una conoscenza approfondita e adeguata delle lingue ed idiomi più diffusi. La comunicazione, infatti, è lo strumento principale durante il check-in. Riuscire a far sentire l’ospite come a casa propria e a stabilire sin da subito un rapporto di fiducia è essenziale per la buona riuscita del soggiorno.
Il personale iFlat è multilingua (inglese, francese, russo, spagnolo e portoghese) e viene incaricato in base agli arrivi per accogliere il turista nella sua lingua madre.

Il check-in è un processo di fondamentale importanza che si compone di tanti aspetti: preparazione dell’appartamento, accoglienza degli ospiti, spiegazione delle dotazioni dell’immobile, pratiche burocratiche e molto altro ancora.

Sono tanti passaggi, che se svolti correttamente, daranno il giusto avvio ad un soggiorno indimenticabile. 

A seguito della nostra esperienza pluriennale, iFlat ha ideato la formula perfetta dell’accoglienza:

  • Preparazione dell’appartamento: il nostro team arriverà in appartamento sempre prima dell’orario previsto per il check-in, ci accerteremo che tutto sia perfettamente in ordine e accogliente. Controlleremo la pulizia dei locali e il corretto funzionamento delle dotazioni dell’immobile (frigorifero, Wi-Fi, macchina del caffè, pressione dell’acqua calda ed altro). Per rendere l’atmosfera perfetta, ci premuriamo di aprire tutte le finestre, accendere le luci più suggestive della casa, e trasmettere fiducia, cordialità e cura nei confronti degli ospiti.
  • Controllo: durante la fase di preparazione dell’appartamento per l’arrivo dell’ospite, controlliamo scrupolosamente ogni dettaglio dell’immobile, guidati da una check list e dall’inventario, documentando il tutto con foto e video. Questa operazione ci permette di avere sempre sotto controllo la qualità dell’appartamento, evitare di aver dimenticato qualche dotazione necessaria e permetterci di effettuare, alla fine del soggiorno, un check-out efficace e puntuale.
  • Accoglienza e visita: Al momento dell’arrivo dell’ospite lo accogliamo al piano stradale e lo accompagniamo all’interno del palazzo (offrendo il nostro aiuto per il trasporto delle valige, molto spesso ingombranti e pesanti). Una volta in casa, facciamo fare un tour dell’appartamento soffermandoci a spiegare in ogni dettaglio aspetti tecnici, dotazioni e regole della casa oltre che del condominio (con particolare attenzione al corretto smistamento della spazzatura). Forniamo delle mappe della città e informazioni turistiche, nonché suggerimenti sui ristoranti e luoghi più belli e suggestivi nei pressi dell’appartamento. L’obiettivo è quello di far sentire l’ospite a casa sin dai primi minuti.

  • Adempimenti burocratici: Prima di salutare l’ospite ci occupiamo di eseguire tutti gli adempimenti burocratici obbligatori richiesti dalle normative comunali, regionali e statali: la registrazione dei documenti per la successiva comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza, la firma del contratto di locazione e l’incasso della tassa di soggiorno. Molti turisti non sono abituati infatti alla burocrazia italiana, farli quindi sentire a proprio agio spiegando loro le singole incombenze è fondamentale per non ingenerare un sentimento di sfiducia. È una fase molto delicata, da svolgere con estrema sensibilità e attenzione.
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