Jun 25 24
Le basi dell’accoglienza: come svolgere un perfetto check-in in appartamento
Stai cercando consigli per gestire al meglio la fase dell’accoglienza presso la tua casa vacanze? In un mondo che corre veloce verso l'automazione, potrebbe sembrare un controsenso scegliere il check-in di persona per la tua proprietà. Eppure, in un settore come quello degli affitti brevi, dove l'ospitalità è al centro di ogni interazione, il contatto umano riveste un ruolo insostituibile.
D’altronde, la gestione del check-in in un appartamento adibito a casa vacanze è una delle fasi più delicate perché è proprio in questo momento che il turista inizia a vivere la sua vacanza. L’obiettivo di un bravo host è far sentire subito a casa i suoi ospiti, mettendosi a loro diposizione con competenza e cortesia, per rendere unico il soggiorno.
Vediamo insieme perché il check-in di persona è una strategia fondamentale per elevare l'esperienza degli ospiti a nuovi livelli di eccellenza e come il contatto umano può ancora fare la differenza nel mondo dell'ospitalità.
La prima impressione è quella che conta: come gestire il check-in degli ospiti
La fase del check-in non va mai sottovalutata: è proprio al loro arrivo che i turisti iniziano a farsi un’opinione della qualità della struttura e del servizio offerto. Il tuo compito è rendere questo momento piacevole e al tempo stesso poco impegnativo per gli ospiti.
La registrazione e le altre pratiche burocratiche necessarie devono essere portate a termine velocemente e senza intoppi, se riesci anticipa la procedura predisponendo prima tutti i moduli necessari.
Ricorda poi che ogni ospite è diverso, quindi prima dell’arrivo controlla la prenotazione per rinfrescarti la memoria su eventuali richieste e renditi disponibile in caso ve ne fossero di nuove.
Per fare buona impressione e dare idea di professionalità puoi anche contattare i turisti qualche giorno prima della prenotazione per proporre un servizio di trasporto dall’aeroporto o dalla stazione.
Check-in in appartamento: perché è meglio farlo di persona?
Come forse saprai, in molte strutture viene proposto agli ospiti il self-check automatico in cui sia il check-in che il chek-out vengono svolti senza la presenza fisica di alcun operatore.
Il processo è alquanto impersonale, le chiavi dell’appartamento vengono prese e riconsegnate senza entrare in contatto con nessun responsabile, gli ospiti sono quindi più indipendenti, ma per contro sono privi di una figura a cui fare riferimento in caso di necessità.
Le chiavi possono essere lasciate presso una cassetta di sicurezza fornendo delle informazioni più che dettagliate per recuperarle e restituirle, oppure si possono scegliere serrature apribili con codice numerico. Non mancano le opportunità offerte dalla tecnologia come app di risoluzione problemi a cui possono però accedere solo smartphone autorizzati.
Questa modalità di gestione, per quanto possa essere considerata moderna e al passo con i tempi, poco si sposa con un’accoglienza a cinque stelle in cui il cliente viene assistito e coccolato per tutto il soggiorno.
Proprio per questo, nelle case vacanze più esclusive si predilige il rapporto umano, che consente di entrare subito in empatia con gli ospiti.
Il metodo iFlat per un servizio di accoglienza extra lusso
Se stai cercando qualcuno che possa occuparsi della gestione della tua casa vacanze nel centro di Roma, iFlat è la soluzione che fa al caso tuo. Siamo un’agenzia specializzata nella gestione di case vacanze e locazioni turistiche esclusive, e per offrire un servizio d’eccellenza abbiamo studiato e messo a punto un metodo efficace per gestire ogni fase dell’ospitalità.
Consideriamo il check-in presso l’appartamento il punto di partenza di un perfetto soggiorno. Proprio per questo preferiamo accogliere gli ospiti di persona e con orari flessibili.
La nostra formula dell’accoglienza prevede una serie di step:
- prepariamo l’appartamento prima dell’arrivo degli ospiti per controllare la pulizia dei locali, il corretto funzionamento delle dotazioni e accendiamo le luci per creare la giusta atmosfera;
- controlliamo ogni dettaglio dell’immobile facendo riferimento a una check list e a un inventario corredato di foto e video per garantire un servizio di qualità, accertare che vi sia tutto il necessario e anche per poter effettuare un controllo puntuale dopo il check-out;
- accogliamo gli ospiti al piano stradale e li aiutiamo a portare le valigie nell’appartamento dove facciamo un piccolo tour insieme a loro per illustrare dettagli tecnici, regole della casa e condominiali. Con l’occasione forniamo mappe della città, informazioni turistiche, sui ristoranti e sui siti di interesse;
- procediamo agli adempimenti burocratici richiesti dalle normative comunali, regionali e statali e registriamo i documento per comunicarli all’autorità di pubblica sicurezza, facciamo firmare il contratto di locazione e incassiamo la tassa di soggiorno.
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